Teoria dos Projetos

Motivação

Encontramos duas citações que considero relevantes na literatura especializada que norteia a síntese deste artigo:

“Projeto é uma construção de hipóteses possíveis a serem comprovadas. A hipótese é uma afirmação que pode ser testada, que pode ser verificada. Ela é a base sobre a qual o projeto se desenvolve. A hipótese é o que guia a pesquisa, o que define os métodos a serem utilizados.” Luiz Carlos de Paula

“Um plano de projeto é, antes de mais nada, uma construção de hipóteses sobre um cenário futuro e desconhecido.” José Finocchio Júnior

É importante salientar que aqui me limito a poucos tópicos e que devem ser desenvolvidos com aprofundamento em estudos sobre o assunto. Sendo assim, vou dividir rapidamente pontos existentes em literaturas que acredito serem os principais.

Método Sistemático

A base fundamental para a construção bem-sucedida de um projeto reside na abordagem sistemática ao registro e desenvolvimento de ideias. Todo conceito relevante deve ser cuidadosamente documentado e enriquecido por meio de pesquisa e tarefas específicas.

A essência desse processo reside na compreensão de que um projeto é, essencialmente, uma construção de hipóteses viáveis que devem ser submetidas à comprovação. Assim, cada ideia representa um elemento potencialmente crucial na edificação do projeto, e é essencial que essas ideias sejam adequadamente registradas para análise e desenvolvimento posteriores.

Portanto, o plano para registrar ideias e tópicos deve envolver a criação de um sistema eficiente de documentação, permitindo uma fácil referência e acompanhamento do progresso. A pontuação por meio de pesquisa e tarefas adiciona uma camada valiosa de detalhes e embasamento a cada conceito, contribuindo para a solidez e viabilidade do projeto como um todo. Este método sistemático assegura que cada hipótese seja devidamente explorada, testada e refinada, promovendo assim o sucesso do projeto.

Equipe

O sucesso do projeto depende significativamente da apresentação positiva das informações coletadas. Para alcançar esse objetivo, a composição de uma equipe desempenha um papel crucial.

É proposto a formação da equipe da seguinte maneira:

• Um gerente de projetos, habilidoso em liderar trabalhos em grupo e focado na obtenção de resultados, será responsável por coordenar e direcionar as atividades.
• Um especialista na área em que o projeto será aplicado é essencial para fornecer conhecimento valioso sobre os resultados esperados e os processos necessários para atingi-los.
• É importante incluir um membro sem conhecimento específico do negócio que possa realizar uma análise crítica propositiva, integrando os conceitos apresentados e oferecendo uma perspectiva externa valiosa.

Além disso, é fundamental estabelecer um plano claro para lidar com dúvidas e conflitos que possam surgir entre os membros da equipe durante o desenvolvimento do projeto, garantindo uma resolução eficiente dentro do prazo estipulado.

Agenda

A elaboração da agenda do projeto requer uma abordagem concisa e essencial, priorizando a interligação entre os diversos conceitos. O foco principal é estabelecer uma relação clara e temporal entre as etapas, garantindo coexistência harmoniosa.

• O ponto de partida fundamental é a busca por respostas a questionamentos essenciais. Antes de qualquer decisão, é crucial obter clareza sobre os objetivos a serem alcançados, quem será responsável por cada tarefa, quando as atividades serão executadas e qual será o investimento de tempo e recursos.

A agenda, portanto, serve como um guia estruturado para toda a equipe, proporcionando uma compreensão unificada dos objetivos e das responsabilidades individuais. Essa abordagem orientada pela clareza e temporalidade contribui para a eficiência global do projeto, garantindo que todos os membros estejam alinhados com as metas e prazos estabelecidos.

Tópicos do Planejamento

POR QUÊ

• Justificativa → Na análise da justificativa, o foco recai sobre a identificação do que precisa ser alterado na situação atual. Isso pode envolver a solução de problemas existentes ou a exploração de oportunidades ainda não aproveitadas.
• Objetivo → O estabelecimento de objetivos é crucial para direcionar as forças e recursos de maneira direta, concisa e criteriosa. A aplicação deve estar no formato onde assegure que os objetivos sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (S.M.A.R.T.).
• Benefícios → A mensuração dos benefícios deve ser quantificável, proporcionando uma avaliação clara do sucesso do projeto.

O QUÊ

• Produto → A definição resumida e persuasiva do produto, serviço ou resultado que o projeto busca gerar.
• Requisitos → Os requisitos representam as expectativas dos interessados em relação ao resultado final do projeto. É essencial descrever inicialmente os aspectos essenciais por ordem de prioridade, permitindo desdobramentos mais detalhados posteriormente.

QUEM

• Pessoas Externas → Identificação de pessoas ou organizações externas essenciais para o projeto, que fornecem recursos necessários.
• Fatores Externos → Monitoramento de fatores externos que podem influenciar o projeto, como normas regulatórias, inovações e disponibilidade de recursos.
• Equipe → Listagem inicial dos papéis da equipe, com refinamentos à medida que os membros são identificados. Isso inclui definições de autoridade, responsabilidades, habilidades e disponibilidade.

COMO

• Premissas → A consideração de resultados em vez de atividades é fundamental. Identificar e validar premissas é essencial para evitar obstáculos futuros.
• Grupos de Entrega → Divisão do projeto em partes tangíveis, mensuráveis e verificáveis. Isso ajuda na compreensão e execução eficiente, envolvendo pessoas com conhecimento detalhado.
• Restrições → Abordagem de restrições é fundamental, especificando-as, quantificando-as e indicando quem será afetado.

QUANDO e QUANTO

• Riscos → A identificação, análise e gestão contínua dos riscos são essenciais para dimensionar o tempo e custo do projeto. Os riscos podem se tornar oportunidades se abordados adequadamente.
• Linha do Tempo → A definição do tempo de duração do projeto deve ser realista, baseada em experiências anteriores sempre que possível. Alterar o enfoque nas entregas centradas em tarefas para os de resultados é de extrema importância.
• Custos → Apresentação clara e compreensível dos custos, estruturados por resultados. O aumento da reserva de recursos é proporcional ao nível de risco identificado durante a análise.

Desafio

Há casos em que profissionais se entregam na construção do plano de projeto conduzido por uma única pessoa. Nestes casos, o sucesso vai depender significativamente das informações coletadas e nas abordagens adotadas para sua aquisição.

Outro fator extremo é que sua habilidade de autogerenciamento torna-se vital para coordenar e direcionar as atividades de maneira eficiente.

Por ser mais provável que o plano seja concebido por pessoa que detém expertise na área específica em que o projeto será aplicado, recomenda-se, contudo, que o resultado prático desejado e os processos essenciais para atingi-lo não se baseiem apenas nas experiências individuais desse especialista. É aconselhável enriquecer o planejamento por meio de entrevistas com pares especialistas, adicionando perspectivas e contribuições valiosas objetivando um refinamento com as melhores práticas e conhecimentos possíveis da área.

Ainda, capacidade de realizar uma análise crítica propositiva continua sendo um elemento vital, como no caso de projeto tocado por uma equipe. Recomenda-se buscar opiniões com uma ou mais pessoas de confiança que não esteja inserido no contexto estudado, preferencialmente alguém que tenha perfil colaborativo e questionador, apresentando o projeto para obter insights valiosos.

Para lidar com dúvidas, aquelas que ao planificar o projeto não tenha sido vivenciadas, uma estratégia eficaz envolve a pesquisa em estudos teóricos específicos que ofereçam soluções comprovadas. Adicionalmente, a busca por orientação junto a indivíduos com experiência comprovada, permite alternativas eficientes e embasadas.

Conclusões finais

A elaboração de um plano de projeto não é apenas uma prática recomendada, mas uma visão estratégica, direção clara e ferramenta eficaz de comunicação, sendo bússola confiável para guiar equipes em direção aos objetivos desejados.

Consiste na capacidade de equilibrar a estrutura fornecida pelo plano com a flexibilidade necessária para se adaptar a um ambiente dinâmico. Utilizar o ciclo PDCA, que compreende a prática contínua de Planejar (Plan), Executar (Do), Verificar (Check) e Agir (Act), amplia a eficácia do plano, permitindo que ele evolua em sincronia com as nuances do projeto. Esse ciclo constante de avaliação, atualização e aprendizado contínuo não apenas fortalece a implementação do plano, mas também proporciona uma abordagem ágil para lidar com mudanças e desafios ao longo do projeto.

No entanto, é essencial reconhecer que, como em qualquer abordagem metodológica, existem desafios, como a necessidade de atualizações constantes e a rigidez potencial em face de mudanças.

Portanto, ao embarcar em futuros empreendimentos, lembre-se: o sucesso muitas vezes começa com uma visão clara e um plano sólido. Ao enfrentar desafios, celebre as conquistas e esteja preparado para ajustar o curso quando necessário. Com um plano robusto como guia, cada projeto se torna uma jornada estratégica e gratificante em direção ao alcance de metas e objetivos.