Ferramentas de gestão e suas influências no tempo.

Impacto da divulgação da existência de IA sobre gestores nas empresas

O assunto Inteligência Artificial (IA) é de interesse para muitos profissionais na área de gestão que são bombardeadas com a informação de que têm na IA resolução aos seus problemas reais que enfrentam com a viabilidade do uso desta ferramenta tecnológica que tende ser a próxima revolução da sociedade.

É notório que a divulgação massiva das mais variadas soluções no uso da inteligência artificial (IA) aplicada em diferentes áreas, pode levar a um pensamento errôneo de que essa é definitivamente a solução a todos os desafios que enfrentamos neste mundo competitivo e dinâmico.

Embora a IA seja uma tecnologia poderosa e com grande potencial, é importante reconhecer que existem outras ferramentas e abordagens igualmente eficazes, mais fáceis e baratas de serem aplicadas nos mais variados contextos.

Ao focar sua atenção exclusivamente na IA como solução, corre-se o risco de negligenciar outras ferramentas estabelecidas e testadas que podem fornecer resultados significativos com menos complexidade, tempo e custos infinitamente menores.

A adoção da IA requer investimentos substanciais em infraestrutura, conhecimento técnico e gerenciamento de dados, o que pode ser um desafio enorme para muitas organizações.

A análise criteriosa dos processos existentes e de soluções disponíveis revelam que abordagens mais simples e acessíveis podem gerar melhorias significativas nos resultados operacionais e estratégicos nos mais diversos problemas após um estudo de ações.

Se você trabalha ou é dono de uma pequena empresa e quer se aprofundar em usos aplicáveis de melhorias na gestão baseados em critérios atuais e bem consolidados, iniciados pelo menos nos meados anos 2000, vou citar três metodologias que vai te ajudar a ajustar a cultura organizacional e operacional da sua empresa visando quem sabe no futuro o uso de ferramentas de IA.

📢 Só tenha a devida clareza de que deve-se adaptar e ajustar cada método para que a dose dos esforços sejam adequados aos seus objetivos, recursos financeiros e humanos em questão.

É fundamental observar que o funcionamento orgânico de uma empresa nunca é igual a outra e cabe sempre ir ajustando as metodologias de gestão no decorrer do tempo através de análise dos resultados.

Metodologias para melhorias

Business Intelligence (BI)

BI foi muito difundido na primeira década dos anos 2010. Sendo nesse período que ocorreu um grande aumento na conscientização sobre a importância do uso de dados e análises para a tomada de decisões empresariais.

Este recurso robusto de coleta e análise de dados, permite uma compreensão mais profunda dos negócios. Existem ferramentas como o IBM Cognos e o IBM Watson Analytics, Microsoft Power BI, Oracle Business Intelligence Enterprise Edition (OBIEE), Tableau (agora parte da Salesforce), SAP BusinessObjects etc. Vale ressaltar que são ferramentas poderosas e também extremamente caras de se implementar dependendo do tamanho da organização.

Mas podendo o Business Intelligence (BI) ser desconhecido para alguns ou assustador para outros, após estes anos, aprendemos que podemos usar de outras maneiras de como coletar dados com custos bem mais acessíveis sem utilizar as ferramentas citadas acima quando proibitivos num determinado momento. Estas são:

• planilhas eletrônicas.
• questionários de coleta de dados de clientes, colaboradores ou parceiros de negócios.
• entrevistas com clientes, fornecedores e colaboradores chave.
• processos internos via registros manuais de dados importantes como produtos mais vendidos, horários de maior movimento, feedback dos clientes, entre outros aspectos relevantes.
• comentários, avaliações e feedback publicados em plataformas como Facebook, Instagram, Google Reviews e outros canais relevantes do setor.
• informações sobre tendências, padrões de consumo, entre outros dados via parcerias com outras empresas ou associações do setor para obter informações sobre tendências, padrões de consumo etc.

Vale ressaltar aqui que são processos que não resolvem por si só mas são passíveis de se implementar quando conexos e adequados a cada caso.

Lean Manufacturing

Outra metodologia que tem sido muito utilizada é o Lean Manufacturing (Produção Enxuta). Criada pela Toyota e consolidada nas décadas de 1980 e 1990, esta citação é mais antiga na sua adoção mas com uma abordagem de destaque e sendo ainda uma filosofia de gestão altamente eficiente. É muito utilizado para identificar e eliminar desperdícios, melhorar a eficiência e a qualidade dos processos.

Dispositivos à prova de erros, troca rápida de ferramentas, abordagens de melhoria contínua são alguns dos conceitos difundidos.

Se quiséssemos utilizar hipoteticamente o Lean Manufacturing como exemplo a um processo de troca de óleo automotivo em uma pequena empresa prestadora de serviços e franqueadora com o objetivo de diminuir o tempo de execução e criar valores, podemos utilizar alguns dos conceitos ensinados.

• identificar cada etapa do processo, os tempos de execução e os pontos de espera. Isso ajudará a visualizar o processo em sua totalidade e identificar possíveis desperdícios ou gargalos.
• identificar desperdícios, como movimentações desnecessárias, espera, transporte excessivo de ferramentas ou peças, entre outros buscando eliminar ou reduzir desperdícios para melhorar a eficiência do processo.
• princípios do 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) para organizar e padronizar o ambiente de trabalho garantindo que as ferramentas, equipamentos e materiais necessários para a troca de óleo estejam disponíveis de maneira ordenada e acessível, reduzindo o tempo gasto na procura por eles, aumentando a produtividade.
• espaço de trabalho em células dedicadas à troca de óleo, minimizando o movimento desnecessário dos funcionários certificando de que cada célula esteja equipada com todas as ferramentas, suprimentos e informações necessários para executar o trabalho de forma eficiente.
• treinamentos para capacitar a equipe na execução eficiente da troca de óleo, garantindo que eles estejam familiarizados com as melhores práticas e técnicas. Isso ajudará a reduzir erros e retrabalhos, além de aumentar a eficiência operacional.
• fluxo contínuo no processo de troca de óleo, evitando interrupções e esperas desnecessárias. Isso pode ser alcançado, por exemplo, através do sequenciamento adequado dos veículos, balanceamento da carga de trabalho entre os funcionários e otimização do agendamento de serviços.
• sistema de melhoria contínua, incentivando a equipe a propor ideias e soluções para melhorar o processo de troca de óleo promovendo a cultura de inovação e aprendizado, implementando pequenas melhorias de forma constante ao longo do tempo. Isso caracterizará a cultura da empresa de buscar sempre ser eficiente e eficaz na prestação dos serviços onde eficiência está relacionada à otimização dos recursos utilizados, enquanto eficácia está relacionada à obtenção dos resultados desejados.

Metodologias ágeis

Como última ferramenta que aqui cito, o método Scrum no decorrer do tempo e experiências comprovadas, esta metodologia vem promovendo a colaboração e a entrega de valor aos clientes. A divulgação de métodos do Scrum ocorreu nos anos 2000 e continuou até os anos 2010 quando a abordagem ágil começou a ganhar popularidade em diversas indústrias. É focado na colaboração, transparência, adaptação e aprendizado contínuo da equipe objetivando a interação entre as pessoas, a entrega contínua de valor, a colaboração com o cliente e a capacidade de adaptação a mudanças. São implementadas com agendas como:

• reuniões estruturadas.
• reuniões de planejamento.
• revisões e retrospectivas.

Conclusões que podemos refletir

Não se entregar às novas tendencias ou ter expectativa muito alta com ferramentas mais novas logo ao serem divulgadas. O insucesso trás desmotivação e descrença aos envolvidos em novas ações de engajamentos.

Essas metodologias já conhecidas citadas acima, trazem consigo uma série de benefícios, como melhor tomada de decisões, redução de desperdícios, aumento da eficiência, otimização dos processos, melhoria da qualidade e entrega de valor aos clientes.

No entanto, é importante ressaltar que cada metodologia deve ser adaptada e ajustada às necessidades e recursos específicos de cada empresa. Não há uma solução única ou definitiva, e é fundamental avaliar qual abordagem se encaixa melhor em cada contexto organizacional, considerando objetivos, recursos financeiros e recursos humanos disponíveis.

É bom senso buscar mais conhecimentos alternativos até mesmo quando se tem possibilidade de implementação de novas metodologias. Isso trás mais solidez nas escolhas.

Se sua equipe tiver determinação, recursos e conhecimentos, se aventurar com uma metodologia ainda pouco comprovada em casos de sucesso requer primeiramente utilizar de muitos testes laboratoriais antes de implementá-las nos processos em andamento.

📢 A chave sempre será buscar aprimorar continuamente a gestão, explorando e combinando as melhores ferramentas ou metodologias conhecidas, observando o tamanho e recursos disponíveis da sua empresa em busca do sucesso e poder de competitividade atualizados.